Срок хранения документов

Содержание
  1. Порядок уничтожения бухгалтерских документов, сроки, акт и ответственность
  2. Основания для уничтожения документов
  3. Подготовка к уничтожению бухгалтерских документов
  4. Акт уничтожения бухгалтерских документов
  5. Как уничтожаются электронные носители
  6. Что делать если документ утрачен
  7. Штрафы по уничтожению документов
  8. Вывод
  9. Срок хранения документов
  10. Порядок и сроки хранения бухгалтерских документов
  11. Памятка по правилам хранения и уничтожения бухгалтерских документов
  12. Сроки и порядок хранения бухгалтерских документов в организации, сдача в архив и ответственность
  13. 4.7. Порядок хранения бухгалтерских документов
  14. Минимальный срок хранения первичной документации
  15. Сроки и порядок хранения бухгалтерских документов
  16. Срок хранения бухгалтерских документов в организации
  17. Таблица по срокам хранения отдельных видов документов
  18. Правила и срок хранения первичных бухгалтерских документов, а также способы уничтожения
  19. Сроки хранения документов
  20. Сроки хранения документов
  21. Порядок хранения документов
  22. Выдача документов из архива организации
  23. Уничтожение или передача документов в архивы

Порядок уничтожения бухгалтерских документов, сроки, акт и ответственность

Любая компания, организация или индивидуальный предприниматель, независимо от формы собственности имеет свой документооборот. Но приходит время, когда новым документам не хватает места. Как быть в такой ситуации? Куда деть старые документы, сколько они должны присутствовать в бухгалтерии? Как уничтожить после истечения срока хранения?

Основания для уничтожения документов

Документооборот – это движение всех документов в бухгалтерии со дня поступления до конечного исполнения, или подшивки их в дело и сдачи в архив на хранение. Бухгалтерская документация отражает все расходы и доходы фирмы.

В передвижении участвуют несколько видов документов:

  1. Официальные бумаги, которые созданы в данной организации, двигаются только в рамках ее и хранятся здесь же.
  2. Документы, разработанные в данной фирме, предназначенные для других фирм, подрядчиков. Их называют исходящими.
  3. Входящие, то есть разрабатываются другой компанией и должны храниться в деле получаемой организации.

Каждый документ в процессе работы предприятия подвергается ряду действий:

  • Передача от иного лица в бухгалтерию, или разработка в ходе хозяйственной операции;
  • Обработка каждого бухгалтером, то есть принятие, заполнение, разноска по счетам, если такое возможно;
  • Проверка оформления и заполнения вышестоящей организацией;
  • Сдача на хранение.

Бухгалтерские документы составляют больше половины всего объема документооборота на предприятии. Рассмотрим подробнее какие существуют правила хранения такой документации.

В последнее время очень распространен электронный документооборот. Бухгалтеру нужно помнить, что файлы, содержащие в себе тот или иной документ, или заархивированную базу программных продуктов, так же подлежат длительному хранению.

На все виды документов, которые нужно хранить какое-либо время, распространяются следующие регламентированные и нормативные документы, определяющие правила и сроки хранения в архиве:

  1. ФЗ № 125 «Об архивном деле в РФ», от 22 октября 2004 г.
  2. Решение Росархива от 06 февраля 2002 г, которое определяет правила хранения бланков в архиве.
  3. Статьи 24, 23, 89 налогового кодекса РФ, определяющие сроки хранения.
  4. Приказ Министерства культуры РФ № 558, от 25.08.10 г.

Вся документальная база, которая требует долгого хранения, может быть разделена на группы:

  • Первичная, к которой можно отнести формы по учету основных производственных фондов, товарно-материальных ценностей, по начислению заработной платы;
  • Отчетные документы, то есть конечные выходные формы сдачи отчетности в пенсионный фонд, соцстрах, налоговую. К отчетности можно также отнести акты ревизорских и аудиторских проверок;
  • Информационные сведения об организации, то есть это учетная политика, которая включает документы, регламентирующие ведение бухучета, кадровой работы, составление и оформление документооборота на предприятии.

Такие сведения хранятся различное время, так как в процессе деятельности фирмы работники бухгалтерии часто прибегают к ним, чтобы воспользоваться информацией, содержащейся в них.

Причина хранения

Сроки

Для целей бухучета

Не менее 5 лет. На обложке дела обязательно указывается месяц и год отработанных документов

Для целей налогового учета

Согласно налоговому кодексу, такие документы хранят от 4 лет и более

Все остальные документы, подтверждающие работу организации

На протяжении всего периода работоспособности фирмы

Что же касается в разрезе каждого документа? Каковы же сроки хранения документов?

Например, контракты и доп. соглашения к ним хранятся пять лет и более, с даты окончания срока действия. Доверенности, акты выполненных работ, ведомости по зарплате также находятся на хранении не менее пяти лет. Но в случае отсутствия лицевых счетов по начислению зарплаты, то ведомости следует хранить более длительное время, даже до 75 лет, если такое предусмотрено в самой организации.

Есть документы, срок давности которых увеличивается до 75 лет.

К ним можно отнести:

  1. Документы, которые содержат в себе сведения о работниках, личные карточки, лицевые счета оплаты труда, договора, заключенные непосредственно с работниками.
  2. Бухгалтерская отчетность.
  3. Отчетность в органы ПФР, ФСС, Росстата по итогам за год. Квартальные отчеты должны присутствовать не менее 6 лет.

Сведения о наложенных штрафных санкциях хранятся не менее пяти лет.

Основной срок хранения всех документов достигает пяти лет, в некоторых случаях больше, но не меньше.

Подготовка к уничтожению бухгалтерских документов

Выбрасывать или самостоятельно уничтожать любые бухгалтерские документы нельзя, так как информация, содержащаяся в них, может потребоваться при проверках аудиторскими компаниями.

Многие работодатели хранят у себя всю документальную базу, и не уничтожают ее даже после истечения пятилетнего срока, просто в силу незнания законов об уничтожении или сдачи в архив.

Рассмотрим подробно порядок уничтожения документов:

Уничтожение бухгалтерских документов – это важная процедура на предприятии, требующая особого внимания и оформления. Если она проведена не по закону, то организация может подвергнуться наложению административной ответственности, в некоторых случаях уголовной.

На уничтожение определяются только те документы и электронные файлы, которые «отпылились» свое время в архиве, то есть у них вышел срок хранения.

В первую очередь нужно определить документы по ценности. Для этого создается специальная экспертная комиссия, которая определяет важность каждого документа и возможность уничтожения документов с истекшим сроком хранения.

Для более правильной и комплексной оценки в комиссию приглашается сотрудник архива, главный бухгалтер, юрист, заместитель руководителя данной организации. Членами этого состава могут быть и независимые, то есть привлеченные извне люди с соответствующим образованием.

Руководитель пишет приказ о создании этой комиссии. Данная комиссия составляется единожды и действует всякий раз при списании документов на утилизацию.

В компетенцию экспертов входит:

  1. Составление реестра всей документации архива.
  2. Составление списка документов срок хранения которых истек и подлежащих к уничтожению.
  3. Составление акта на утилизацию.
  4. Если требуется, то взвешивают документационную макулатуру.
  5. Непосредственно присутствуют на процессе по ликвидации.

С помощью данных полномочий эксперты составляют акт, включающий список документов, подлежащих уничтожению. Как оформить уничтожение правильно?

Акт уничтожения бухгалтерских документов

  • Скачать акт

Форма акта разрабатывается членами комиссии и подписывается каждым из них и директором, заверяется печатью организации. Четко проработанный список вносится в акт с указанием сроков начала постановки на хранение и сроков снятия с него.

Если единовременное снятие с хранения имеет большое количество бумажных информационных носителей, то их можно сдать в качестве вторичного сырья. Когда поблизости имеется приемочный пункт макулатуры, то с ним заключается договор на утилизацию макулатуры.

Далее, бумажная кипа отвозится на сдачу. Сотрудники такого пункта выписывают акт приема макулатуры с указанием веса бумаги и цены за килограмм, а также рассчитывается общая сумма. Денежные средства, полученные за ворох ненужной документации, приходуют на счетах предприятия.

Комиссия может принять решение об уничтожении вручную, то есть обычный разрыв бланков, если количество бумаги небольшое. Можно измельчить документы на специальном станке, который называется шредер. При пропускании листа бумаги через этот аппарат происходит разрезание на очень тонкие полосы, которые впоследствии можно сжечь, или подвергнуть химическому растворению.

При сжигании бумаги можно наткнуться на проблемы с пожарниками, поэтому лучше бумагу сдать на перерабатывающие комбинаты или пункты приема макулатуры.

Еще одним способом уничтожения как вариант, может быть растворение с помощью химических кислот или других химических продуктов, что также нанесет вред окружающей среде. Как правило, последний способ избавления от бумаги очень дорогостоящий.

Все действия по ликвидации бумаги отражаются письменно в акте об уничтожении документов, подписанным соответствующими членами экспертизы и присутствующими при процессе независимыми людьми.

Как уничтожаются электронные носители

Помимо бумажных носителей, информация может, да и хранится в последнее время все больше на электронных носителях. Электронные документы, как правило, хранятся на серверах крупных компаний или на головном компьютере небольшой организации.

Комиссия в том же составе производит процедуру по их выбраковыванию по принятой схеме. То есть определяется список файлов с истекшим сроком, подлежащих утилизации, затем происходит сама утилизация.

Для уничтожения электронной документации используют несколько способов:

  1. Размагничивание, это метод воздействия на носитель информации с помощью магнитного поля. Применяется в том случае если носитель выступает как отдельный элемент, например, аудио или видеокассета, флоппидиски (дискеты), жёсткие диски. Такая процедура приводит съемные носители к негодности и дальнейшее их применение невозможно.
  2. Стирание информации или его перезапись. Такой метод используют для повторного использования носителя. Электронные файлы стираются специалистами, это могут быть программисты или привлеченные специалисты в этой области, с сервера или с жесткого диска головного компьютера.
  3. Механическое уничтожение является самым надежным, так как визуально можно убедиться в результатах. Для этого способа используют химические реагенты, механическое повреждение носителей, сжигание или расплавление.

Весь ход действий должен отразиться в акте об уничтожении электронных файлов.

Главное, при уничтожении любого вида документов нужно следить, чтобы не осталось сохраненных копий, чтобы сохранилась конфиденциальность информации, не произошло уничтожение документов, необходимых для каких-либо длительных судебных дел.

Сроки уничтожения комиссия определяет сама, это время, за которое произойдет вся процедура по утилизации.

Что делать если документ утрачен

Бывают моменты, что по какой-либо причине документ может быть утрачен или потерян.

Такое может возникнуть при следующих форс-мажорных ситуациях:

  • Пожар;
  • Землетрясение, с полным разрушением здания, где храниться архив;
  • Наводнение;
  • Грабеж.

В таком случае документы положено восстановить по мере возможности, хотя такая процедура затруднительна и в ряде случаев невыполнима.

При наступлении стихийных бедствий и порче информационных носителей документооборота необходимо письменно зафиксировать этот прецедент. Такое письменное оформление позволит продлить время для восстановления информации.

Если порча или утрата произошла по вине сотрудника, то как быть в этой ситуации? С виновного нужно взять письменное объяснение факта и причины утраты, с помощью чего начальник решит, какие меры применить к работнику.

Такие меры регулируются ст. 193 трудового кодекса. Взыскание или другая дисциплинарная мера в отношении виновного оформляется приказам по личному составу, с последующим увольнением.

Штрафы по уничтожению документов

Если порча или утрата документа произошла по вине сотрудника, то на него можно наложить ответственность за уничтожение:

  1. Административная ответственность – может возникнуть при утере, или нарушении правил хранения документов, при утилизации раньше положенного срока, что может исказить финансовые показатели при проверках. На должностное лицо выписывается штраф в размере 2 – 3 тыс. руб.
  2. Налоговая – накладывается на каждый не предоставленный документ в ходе проверки до 200 руб., до 10 тыс. руб. на потерянные или уничтоженные документы за какой-либо налоговый период, до 30 тыс. руб. при порче за несколько периодов.
  3. Уголовная – если при проверке выявлено что при утере документов произошла неуплата налогов, то штраф возрастает от 100 тыс. руб. до 300 тыс. руб. Должностному лицу, отвечающему за порчу документов, которая привела к грабежу государства, могут наложить арест на заработную плату на 1-2 года. Либо может быть произведен арест на 2 года с отстранением от занимаемой должности. Если уплата налогов не производилась в особо крупных размерах, то штрафные санкции составят от 200 тыс. руб. до 500 тыс. руб., арест зарплаты от 1 до 3 лет, или арест на 5 лет с отстранением на 3 года.

Руководитель обязан проследить чтобы утраченная документация была восстановлена. Так как при несоблюдении этого правила на фирму будет наложено наказание.

Вывод

Вся ответственность по ведению документооборота ложится на плечи главного бухгалтера. Именно он должен следить за своими подчиненными при составлении и ведении бухгалтерской отчетности в структурных единицах или определенных группах.

Удостоверившись в правильности документа, главбух сшивает дела и передает их на хранение в архив организации, с указанием срока хранения дела. После истечения этого срока создается специальная комиссия, которая определяет документы на уничтожение.

Такой порядок должен действовать в каждой фирме, иначе какие-либо упущения могут негативно отразиться на финансовых средствах должностных лиц или самой организации.

Срок хранения документов

Порядок и сроки хранения бухгалтерских документов

Первичные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская отчетность подлежат обязательному хранению в соответствии с установленными порядком и сроками. Ответственность за обеспечение сохранности в период работы с ними и своевременную передачу их в архив несет главный бухгалтер. Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.

До передачи документов в архив они должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственность лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Бланки строгой отчетности необходимо содержать в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

Первичные документы за текущий месяц, относящиеся к одному учетному регистру, хранятся в хронологическом порядке в отдельной папке.

Все денежные документы (кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами) должны быть подобраны также в хронологическом порядке и переплетены. Отдельные виды документов (наряды на работу, сменные рапорты) могут храниться непереплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери или злоупотреблений.

Сроки хранения различных документов устанавливает Росархив, утвердивший Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (далее — Перечень).

Постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 N 03-33/пс утверждено Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ. В данном документе приведены сроки хранения специальных документов акционерных обществ, в том числе решений о выпуске (дополнительном выпуске) ценных бумаг, изменения и (или) дополнения в решения о выпуске (дополнительном выпуске) ценных бумаг, проспекты (проспекты эмиссии) ценных бумаг, отчеты об итогах выпуска (дополнительного выпуска) ценных бумаг, зарегистрированные регистрирующими органами, и т.д. Сроки хранения документов, встречающихся как в акционерных обществах, так и в других организациях, определяются в соответствии с указанным Перечнем. Сроки хранения документов определяются как 1 год, 5 лет, 75 лет, постоянно, до минования надобности, до замены новыми.

Срок хранения большинства бухгалтерских документов составляет не менее 5 лет. Отсчет срока хранения начинается после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз. Например, исчисление срока хранения кассовых документов за 2008 г. начнется с 1 января 2009 г. Этот же срок определен и ст. 17 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".

В ст. 24 НК РФ говорится о хранении данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные и произведенные расходы, в течение четырех лет.

Тем не менее никакого противоречия здесь нет, так как в НК РФ речь идет о документах, необходимых для целей налогообложения, а в Федеральном законе "О бухгалтерском учете" — о документах, необходимых для целей бухгалтерского учета. Это отражено и в Письме Минфина России от 09.02.1999 N 04-01-10.

Срок хранения документов в один год предусмотрен только для несущественных (вспомогательных) бухгалтерских документов. К ним относятся:

месячные бухгалтерские балансы и отчеты (при отсутствии годовых и квартальных они хранятся постоянно);

переписка о сроках представления бухгалтерской и финансовой отчетности;

месячные отчеты по налогам (но при отсутствии квартальных отчетов они хранятся 5 лет. Таким образом, декларации по НДС, составляемые за налоговый период, равный календарному месяцу, и относящиеся к 2007 и более ранним годам, должны храниться 5 лет).

Для документов, связанных с расчетами по оплате труда работников, предусмотрен срок хранения в 75 лет (лицевые счета работников, расчетно-платежные ведомости и т.п.).

К документам с постоянным сроком хранения относятся:

годовые бухгалтерские балансы и отчеты и аналитические документы к ним;

передаточные, разделительные, ликвидационные балансы, приложения, пояснительные записки к ним;

годовые отчеты об исполнении сметы расходов;

отчеты по перечислению денежных сумм по государственному и негосударственному страхованию (пенсионному, медицинскому, социальному, занятости);

паспорта сделок и т.д.

Документы со сроками "до минования надобности" и "до замены новыми" имеют только практическое значение. Срок их хранения устанавливается самой организацией, но не менее 5 лет.

Документы коммерческих и некоммерческих организаций, за исключением государственных и муниципальных учреждений или государственных и муниципальных унитарных предприятий, составляют негосударственную часть государственных архивов. В Москве порядок хранения, комплектования, учета и использования архивных документов регулируется Законом г. Москвы от 28.11.2001 N 67 "Об архивном фонде Москвы и архивах". Постоянное и временное хранение документов негосударственной части архивного фонда Москвы обеспечивают их собственники в создаваемых для этих целей на предприятиях архивах.

Документы, отобранные на постоянное или временное хранение, оформляются в соответствии с правилами работы архивов организаций.

При подготовке документов для передачи в архив необходимо выполнить следующие действия:

  1. вынуть документы из папки, убрать все скрепки и другие металлические предметы (булавки и т.п.);
  2. проверить хронологию — она должна быть строгая — прямая (с января по декабрь вместо образовавшейся в течение года — с декабря по январь);
  3. пронумеровать все документы простым карандашом в правом верхнем углу, не задевая текста документа. Исправление номера листа не допускается. В случае допущенной ошибки старый номер зачеркивается, а рядом ставится новый. Нумерация производится арабскими цифрами. Листы "заверитель" и "опись" в общей нумерации не участвуют. В сшитой пачке должно быть не более 250 страниц, и она должна быть не толще 4 см. Если документов больше, то дело делится на два или более тома;
  4. составить опись документов. Она кладется сверху пачки. Листы описи имеют собственную нумерацию;
  5. составить лист-заверитель "В деле подшито… листов". Количество листов дела указывается цифрами и прописью. Количество листов описи приплюсовывается к общему количеству листов дела через знак "+". Лист-заверитель подписывается его составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Он кладется снизу дела. Заверительная надпись не должна быть оформлена ни на оборотной стороне последнего документа, ни на обложке дела;
  6. надеть твердую обложку из картона или сдать в переплет. Документы прошиваются суровыми нитками в четыре прокола. Документы переплетаются или сшиваются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них.

    Памятка по правилам хранения и уничтожения бухгалтерских документов

    Обложка дела оформляется светостойкими, как правило, черными чернилами, можно маркером;

  7. составить опись дел в трех экземплярах (первый и второй сдают в архив, третий — оставить у себя).

В соответствии с правилами работы архивов организаций документы, образовавшиеся в результате ее деятельности в течение года, после их составления должны храниться в структурных подразделениях еще один год. По прошествии года проводится обработка документов с целью определения их на хранение в архив или к уничтожению.

Часть документов временного хранения (сроком до 10 лет) могут быть уничтожены. Уничтожаются они при следующих условиях:

  1. в организации должна быть создана экспертная комиссия для организации и проведения работы по отбору документов на дальнейшее хранение и уничтожение;
  2. комиссией составляется акт о выделении документов с истекшим сроком хранения к уничтожению;
  3. перечень документов к уничтожению должен быть согласован с местным архивом, на перечне документов должен быть гриф одобрения архива;
  4. должна пройти внешняя ревизия;
  5. документы уничтожаются путем сдачи их в соответствующие организации на переработку (утилизацию). Передача документов оформляется приемо-сдаточной накладной. В случае необходимости документы могут быть уничтожены в присутствии представителя организации с составлением акта об уничтожении документов.

За любые нарушения в области архивного дела на должностных лиц организаций, а также на юридических лиц может быть наложен штраф:

нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц организаций — от 300 до 500 руб. (ст. 13.20 КоАП РФ);

неисполнение акционерным обществом, профессиональным участником рынка ценных бумаг, управляющей компанией акционерного инвестиционного фонда, паевого инвестиционного фонда или негосударственного пенсионного фонда либо специализированным депозитарием акционерного инвестиционного фонда, паевого инвестиционного фонда или негосударственного пенсионного фонда обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об акционерных обществах, о рынке ценных бумаг, об инвестиционных фондах и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами и хранение которых является обязательным, а также нарушение установленных порядка и сроков хранения таких документов влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 2500 до 5000 руб.; на юридических лиц — от 200 000 до 300 000 руб. (ч. 1 ст. 13.25 КоАП РФ);

неисполнение обществом с ограниченной (дополнительной) ответственностью или унитарным предприятием обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об обществах с ограниченной ответственностью, о государственных и муниципальных унитарных предприятиях и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами и хранение которых является обязательным, а также нарушение установленных порядка и сроков хранения таких документов влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 2500 до 5000 руб.; на юридических лиц — от 200 000 до 300 000 руб. (ч. 2 ст. 13.25 КоАП РФ);

неповиновение распоряжениям представителей архива, а также воспрепятствование осуществлению ими их служебных обязанностей (например, не пропустили на территорию предприятия) влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц организации — от 1000 до 2000 руб. (ст. 19.4 КоАП РФ);

неустранение в указанный срок отмеченных нарушений влечет наложение административного штрафа на должностных лиц — от 1000 до 2000 руб. или дисквалификацию на срок до трех лет, на юридических лиц — от 10 000 до 20 000 руб. (ст. 19.5 КоАП РФ).

Согласно ст. 120 НК РФ отсутствие первичных документов является грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения. За него предусмотрен штраф в размере:

5000 руб. — если эти деяния совершены в течение одного налогового периода;

15 000 руб. — если они совершены в течение более одного налогового периода;

10% от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 руб. — если они повлекли занижение налоговой базы.

Согласно ст. 15.11 КоАП РФ за нарушение сроков хранения учетных документов предусмотрен административный штраф на должностных лиц в размере от 2 тыс. до 3 тыс. руб.

И.Каганова

Аудитор

1. Налогоплательщики обязаны:

8) в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы (для организаций — также и произведенные расходы) и уплаченные (удержанные) налоги;

… При наличии у осуществляющих проверку должностных лиц достаточных оснований полагать, что документы, свидетельствующие о совершении правонарушений, могут быть уничтожены, скрыты, изменены или заменены, производится выемка этих документов в порядке, предусмотренном статьей 94 настоящего Кодекса, по акту, составленному этими должностными лицами. В акте о выемке документов должна быть обоснована необходимость выемки и приведен перечень изымаемых документов. Налогоплательщик имеет право при выемке документов делать замечания, которые должны быть по его требованию внесены в акт. Изъятые документы должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью или подписью налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора). В случае отказа налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора) скрепить печатью или подписью изымаемые документы об этом делается специальная отметка. Копия акта о выемке документов передается налогоплательщику (налоговому агенту, плательщику сбора).

1. Выемка документов и предметов производится на основании мотивированного постановления должностного лица налогового органа, осуществляющего выездную налоговую проверку.

Указанное постановление подлежит утверждению руководителем (его заместителем) налогового органа, вынесшего решение о проведении налоговой проверки.

2. Не допускается производство выемки документов и предметов в ночное время.

3. Выемка документов и предметов производится в присутствии понятых и лиц, у которых производится выемка документов и предметов. В необходимых случаях для участия в производстве выемки приглашается специалист.

До начала выемки должностное лицо налогового органа предъявляет постановление о производстве выемки и разъясняет присутствующим лицам их права и обязанности.

4. Должностное лицо налогового органа предлагает лицу, у которого производится выемка документов и предметов, добровольно выдать их, а в случае отказа производит выемку принудительно.

При отказе лица, у которого производится выемка, вскрыть помещения или иные места, где могут находиться подлежащие выемке документы и предметы, должностное лицо налогового органа вправе сделать это самостоятельно, избегая причинения не вызываемых необходимостью повреждений запоров, дверей и других предметов.

5. Не подлежат изъятию документы и предметы, не имеющие отношения к предмету налоговой проверки.

Сроки и порядок хранения бухгалтерских документов в организации, сдача в архив и ответственность

О производстве выемки, изъятия документов и предметов составляется протокол с соблюдением требований, предусмотренных статьей 99 настоящего Кодекса и настоящей статьей.

7. Изъятые документы и предметы перечисляются и описываются в протоколе выемки либо в прилагаемых к нему описях с точным указанием наименования, количества и индивидуальных признаков предметов, а по возможности — стоимости предметов.

8. В случаях, если для проведения мероприятий налогового контроля недостаточно копий документов проверяемого лица и у налоговых органов есть достаточные основания полагать, что подлинники документов могут быть уничтожены, сокрыты, исправлены или заменены, должностное лицо налогового органа вправе изъять подлинники документов в порядке, предусмотренном настоящей статьей.

При изъятии таких документов с них изготавливают копии, которые заверяются должностным лицом налогового органа и передаются лицу, у которого они изымаются. При невозможности изготовить или передать изготовленные копии одновременно с изъятием документов налоговый орган передает их лицу, у которого документы были изъяты, в течение пяти дней после изъятия.

9. Все изымаемые документы и предметы предъявляются понятым и другим лицам, участвующим в производстве выемки, и в случае необходимости упаковываются на месте выемки.

Изъятые документы должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью или подписью налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора). В случае отказа налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора) скрепить печатью или подписью изымаемые документы об этом в протоколе о выемке делается специальная отметка.

10. Копия протокола о выемке документов и предметов вручается под расписку или высылается лицу, у которого эти документы и предметы были изъяты.

4.7. Порядок хранения бухгалтерских документов

Минимальный срок хранения первичной документации

Действующее законодательство предусматривает существование в бухгалтерии предприятий так называемых оправдательных документов. На их основании ведется бухгалтерский учет, ведется расчет сумм подлежащих к уплате налогов.

Будучи первичной учетной документацией, такие бумаги подлежат длительному хранению. Нередко, эти документы занимают внушительные площади в офисах компаний. Ведь существующие законодательные нормы предписывают их хранение в течение, по меньшей мере, пяти лет.

Для типовых документов есть Перечень, в котором указан конкретный срок хранения для каждого вида документации. Этот период исчисляется с начала следующего года после даты составления каждого отдельно взятого документа.

Законы РФ и постановления местных органов власти нужно хранить до тех пор, пока в них не отпадет надобность – то есть, пока их не отменят, либо внесут соответствующие изменения. Такое положение действительно для всех государственных организаций, а также органов местного самоуправления. Аналогичный порядок хранения указан и для проектов законов и различных нормативных актов.

Следует также обратить внимание на тот факт, что в большинстве случаев, частные компании не обязаны хранить никакие документы вечно. Если только у них не заключено соответствующее соглашение с государственными или муниципальными органами, в котором процесс хранения документации является предметом договора. В остальных случаях, сохранение документации без указания сроков является прерогативой органов власти. Исключением также являются АО, о чем будет упомянуто ниже.

Продление срока хранения того или иного документа сверх указанных в Перечне сроков – не обязанность, а право любого руководителя. Такие решения касаются учетной политики компании, а также специфики ее деятельности.

Если же речь идет о налоговых декларациях, а также о тех видах документов, которые используются для расчета уплачиваемых налогов, то для них существует отдельный порядок хранения. Его сроки составляют десять, пять лет и один год для годовых, квартальных и месячных деклараций соответственно. Но в том случае, когда у предприятия отсутствует квартальная форма отчетности как таковая, правило пятилетнего хранения распространяется и на месячные декларации.

Хотя законодательство со всей определенностью не устанавливает сроки документов, необходимых для исчисления налогов, следует ориентироваться на соответствующий пункт Налогового кодекса, предписывающий хранить их, по меньшей мере, четыре года. Во избежание недоразумений с налоговыми органами. К такой документации относится весь бухгалтерский и налоговый учет, а также те виды документов, которые подтверждают факты уплаты налогов, получение доходов и осуществление расходов.

В разъяснении Минфина РФ по этому поводу говорится, что четырехлетний срок хранения следует начинать исчислять сразу же после того, как завершился тот налоговый или отчетный период, в котором конкретный документ был использован для проведения расчетов, либо для составления отчетности.

Разумеется, все это огромное разнообразие и количество документов, подлежащих хранению, было бы тяжело содержать в порядке, если бы не архивно-переплетные машины. Они устанавливаются на специальных столах, а стопу документов фиксируют тисками. С помощью такой машины, можно самостоятельно определить, сколько отверстий должно быть на листе, и какое между ними будет расстояние. Эта функция регулируется с помощью специальной линейки.

Сроки и порядок хранения бухгалтерских документов

Такие машины бывают ручными, но в случае, когда речь идет о больших объемах документации, лучше применять электрические.

Архивные работы могут проводиться предприятием или организацией самостоятельно, но зачем вам лишний штат сотрудников? В таких случаях, целесообразно применять аутсорсинг. В ООО «Фирма «АРТ» вам недорого окажут все виды архивных услуг.

Говоря об установленном порядке, в котором следует хранить важные документы, нельзя не упомянуть и акционерные общества. Годовые отчеты бухгалтерии здесь должны храниться до тех пор, пока АО существует. На этот счет, выпущено соответствующее постановление ФКЦБ. Кроме того, акционерные общества обязаны хранить постоянно все документы, касающиеся их создания, имевших место реорганизаций, заключений ревизионных комиссий, протоколов проведения общих собраний, решений о выпусках ценных бумаг, свидетельства о государственной регистрации, а также ряд других.

Сохранить все перечисленные документы для АО – не простая формальность. Когда акционерное общество будут ликвидировать, все документы постоянного хранения нужно будет продолжать сохранять в архиве. Как это сделать, если общества больше нет? Есть два варианта. В одном из них, заключается договор с Госархивом, и все документы сдаются на хранение в одно из его подразделений. В другом варианте, конкурсным управляющим, либо председателем ликвидационной комиссии самостоятельно определяется место такого хранения. В частности, может быть заключен договор с компанией, которая оказывает соответствующие архивные услуги.

Если АО реорганизуется, распавшись при этом на несколько обществ, то все документы постоянного хранения должны быть переданы одному из них.

В случае утраты подлежащих хранению документов, может наступить один или несколько видов ответственности сразу: налоговая, административная и уголовная. Налоговые штрафы составляют 5 и 15 тысяч рублей соответственно за утраченные документы одного или нескольких отчетных периодов. А также десять процентов штрафа дополнительно к сумме неуплаченного налога. За каждый утраченный документ по отдельности могут начислить штраф в размере 50 рублей, если он содержался в списке бумаг, которые нужно было представить налоговой инспекции по запросу. Административная ответственность – это штраф до 3000 рублей, уголовная – до одного года лишения свободы.

Срок хранения бухгалтерских документов в организации

Таблица по срокам хранения отдельных видов документов

Вид документовСрок храненияНорма законодательства
Бухгалтерская отчетность и учетные регистры
Годовая бухгалтерская отчетность*Не менее 10 летПункт 1 статьи 17 Закона № 129-ФЗ и пункт 135 Перечня
Сводная годовая бухгалтерская отчетность*До ликвидации организации**
Квартальная бухгалтерская отчетность*Не менее 5 лет (при отсутствии годовой бухгалтерской отчетности — не менее 10 лет)
Месячная бухгалтерская отчетность*Не менее 1 года (при отсутствии годовой, квартальной бухгалтерской отчетности — не менее 10 лет)
Передаточные, разделительные, ликвидационные балансы, приложения и пояснительные записки к нимДо ликвидации организации**Пункт 136 Перечня
Бухгалтерские учетные регистры (главная книга, журналы-ордера, разработочные таблицы, оборотные ведомости и др.)Не менее 5 лет при условии завершения ревизии или проверки (например, налоговой) и отсутствия споров и разногласий***Пункт 1 статьи 17 Закона № 129-ФЗ и пункты 148 и 168 Перечня
Рабочий план счетов бухгалтерского учета и другие документы учетной политикиНе менее 5 лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний разПункт 2 статьи 17 Закона № 129-ФЗ
О тчетность по налогам (сборам) и документы, необходимые для исчисления налогов (сборов)
Годовые отчеты по налогам (налоговые декларации)Не менее 10 летПункт 170 Перечня
Квартальные отчеты по налогам (налоговые декларации)Не менее 5 лет (при отсутствии годовых — не менее 10 лет)
Месячные отчеты по налогам (налоговые декларации)Не менее 1 года (при отсутствии квартальных — не менее 5 лет)
Счета-фактурыНе менее 5 лет при условии завершения проверки или ревизии (например, налоговой) и отсутствия споров и разногласий***Пункт 150 Перечня
Книги покупок, книги продажНе менее полных 5 лет с даты последней записиПункты 15 и 27 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 № 914
Документы, подтверждающие объем налогового убытка прошлых лет, сумма которого перенесена на будущее при расчете налога на прибыльНе менее 4 лет после окончания налогового периода, налоговая база по итогам которого была уменьшена на сумму убытков прошлых летПункт 4 статьи 283 НК РФ
Документы, подтверждающие объем убытка предыдущих налоговых периодов, сумма которого перенесена на будущее при расчете ЕСХН или налога, уплачиваемого при применении УСНПункт 5 статьи 346.6 и пункт 7 статьи 346.18 НК РФ
Первичные документы
Первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые, банковские документы, акты о приеме, сдаче, списании имущества и ТМЦ, накладные, авансовые отчеты и др.)Не менее 5 лет при условии завершения проверки или ревизии (например, налоговой) и отсутствия споров и разногласий***Пункт 1 статьи 17 Закона № 129-ФЗ и пункт 150 Перечня
Путевые листыНе менее 5 летПункт 18 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утвержденных приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152
Лицевые счета работниковНе менее 75 летПункт 153 Перечня
Документы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплатНе менее 5 лет при условии завершения проверки или ревизии (например, налоговой) и отсутствия споров и разногласий***, а при отсутствии лицевых счетов — не менее 75 летПункт 155 Перечня
Исполнительные документыНе менее 5 летПункт 162 Перечня
Документы о дебиторской и кредиторской задолженности (справки, акты сверки, переписка и др.)Пункт 163 Перечня
Документы о недостачах, растратах, хищениях
Документы об оплате учебных отпусковПункт 165 Перечня
Документы о переоценке основных фондов, определении износа основных средств, оценке стоимости имущества организацииДо ликвидации организации**Пункт 166 Перечня
Документы об амортизационных отчислениях (акты, ведомости, расчеты)Не менее 5 летПункт 167 Перечня
Документы о приеме-передаче векселей, их оплате или разменеПункт 179 Перечня
Документы о ведении валютных и обменных операций, операций с грантамиДо ликвидации организации**Пункт 181 Перечня
Документы об инвентаризации основных средств, имущества, зданий и сооружений, ТМЦ (инвентарные описи, акты, ведомости, протоколы заседаний инвентаризационных комиссий)Не менее 5 лет при условии завершения проверки или ревизии (например, налоговой) и отсутствия споров и разногласий***Пункт 192 Перечня
Договоры и контракты
Договоры, соглашения (кредитные, хозяйственные, операционные)Не менее 5 лет после истечения срока действия договора, соглашенияПункт 186 Перечня
Паспорта сделокДо ликвидации организации**Пункт 187 Перечня
Документы о приеме выполненных работ (акты, справки, счета)Не менее 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов — не менее 75 летПункт 188 Перечня
Договоры о материальной ответственностиНе менее 5 лет после увольнения материально ответственного лицаПункт 189 Перечня
Кадровые документы
Коллективный договорДо ликвидации организации**Пункт 275 Перечня
Документы о переводе работников на сокращенный рабочий день или сокращенную рабочую неделюНе менее 5 летПункт 277 Перечня
Табели (графики), журналы учета рабочего времениНе менее 1 года****Пункт 281 Перечня
Документы о премировании работниковНе менее 5 летПункт 293 Перечня
Трудовые договоры (контракты, соглашения)Не менее 75 летПункт 338 Перечня
Личные карточки работников (в том числе временных работников)Не менее 75 летПункт 339 Перечня
Невостребованные трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства и другие личные документы работниковДо момента востребования, но не менее 50 летПункт 342 Перечня
Книги, журналы выдачи трудовых книжек и вкладышей к нимНе менее 50 летПункт 358 Перечня
Графики предоставления отпусковНе менее 1 годаПункт 356 Перечня
Документы по охране труда
Акты, предписания по технике безопасности, документы об их выполненииНе менее 5 летПункт 295 Перечня
Перечень профессий с вредными условиями труда, утвержденный организациейДо замены новым****Пункт 304 Перечня
Списки работающих на производстве с вредными условиями трудаНе менее 75 летПункт 305 Перечня
Табели и наряды работников вредных профессийНе менее 75 летПункт 305 Перечня
Акты расследования профессиональных отравлений и заболеванийНе менее 45 летПункт 312 Перечня
Журналы, книги учета профилактических работ, инструктажа по технике безопасностиНе менее 10 летПункт 316 Перечня
Журналы проведения аттестации по технике безопасностиНе менее 5 лет
Документы об аттестации рабочих мест по условиям труда (протоколы, ведомости, карты аттестации рабочих мест и др.)Не менее 5 лет (рекомендовано хранить в течение 45 лет)Пункт 332 Перечня и пункт 8 Порядка проведения аттестации рабочих мест по условиям труда, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 31.08.2007 № 569
Документы по контрольно-кассовой технике (ККТ)
Документация по ККТ*****Не менее 5 лет с даты окончания использования ККТПункт 14 Положения о регистрации и применении контрольно-кассовой техники, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями, утвержденного постановлением Правительства РФ от 23.07.2007 № 470
Использованные контрольные ленты, накопители фискальной памяти и программно-аппаратные средства, обеспечивающие некорректируемую регистрацию и энергонезависимое долговременное хранение информации
Статистические документы
Годовые и с большей периодичностью статистические отчеты и таблицыНе менее 10 летПункт 199 Перечня
Сводные годовые и с большей периодичностью статистические отчеты и таблицыДо ликвидации организации**
Полугодовые статистические отчеты и таблицыНе менее 5 лет (при отсутствии годовых — не менее 10 лет)
Квартальные статистические отчеты и таблицыНе менее 5 лет (при отсутствии годовых, полугодовых — не менее 10 лет)
Месячные статистические отчеты и таблицыНе менее 1 года (при отсутствии годовых, полугодовых, квартальных — не менее 10 лет)
* К бухгалтерской отчетности относятся бухгалтерские балансы, приложения к ним, предусмотренные нормативными актами, отчеты о прибылях и убытках, пояснительные записки, аудиторские заключения, подтверждающие достоверность бухгалтерской отчетности организации (если она подлежит обязательному аудиту) и другие специализированные формы (п. 2 ст. 13 Закона № 129-ФЗ).
** Это следует из положений пункта 2.4.2 Указаний.
*** При возникновении споров, разногласий документы сохраняются до вынесения окончательного решения.
**** Если являются первичными учетными документами, их необходимо хранить не менее пяти лет (п. 1 ст. 17 Закона № 129-ФЗ).
***** Включает в себя документы, связанные с производством, продажей, технической поддержкой, приобретением, регистрацией, вводом в эксплуатацию, эксплуатацией и выводом из эксплуатации контрольно-кассовой техники.

Правила и срок хранения первичных бухгалтерских документов, а также способы уничтожения

Ведение бухгалтерского учета и хранение документов бухгалтерского учета организуются руководителем экономического субъекта.

2. В случае, если индивидуальный предприниматель, лицо, занимающееся частной практикой, ведут бухгалтерский учет в соответствии с настоящим Федеральным законом, они сами организуют ведение бухгалтерского учета и хранение документов бухгалтерского учета, а также несут иные обязанности, установленные настоящим Федеральным законом для руководителя экономического субъекта.

3. Руководитель экономического субъекта обязан возложить ведение бухгалтерского учета на главного бухгалтера или иное должностное лицо этого субъекта либо заключить договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, если иное не предусмотрено настоящей частью. Руководитель кредитной организации обязан возложить ведение бухгалтерского учета на главного бухгалтера. Руководитель экономического субъекта, который в соответствии с настоящим Федеральным законом вправе применять упрощенные способы ведения бухгалтерского учета, включая упрощенную бухгалтерскую (финансовую) отчетность, а также руководитель субъекта среднего предпринимательства, за исключением экономических субъектов, указанных в части 5 статьи 6 настоящего Федерального закона, может принять ведение бухгалтерского учета на себя.

4. В открытых акционерных обществах (за исключением кредитных организаций), страховых организациях и негосударственных пенсионных фондах, акционерных инвестиционных фондах, управляющих компаниях паевых инвестиционных фондов, в иных экономических субъектах, ценные бумаги которых допущены к обращению на организованных торгах (за исключением кредитных организаций), в органах управления государственных внебюджетных фондов, органах управления государственных территориальных внебюджетных фондов главный бухгалтер или иное должностное лицо, на которое возлагается ведение бухгалтерского учета, должны отвечать следующим требованиям:

1) иметь высшее образование;

2) иметь стаж работы, связанной с ведением бухгалтерского учета, составлением бухгалтерской (финансовой) отчетности либо с аудиторской деятельностью, не менее трех лет из последних пяти календарных лет, а при отсутствии высшего образования в области бухгалтерского учета и аудита — не менее пяти лет из последних семи календарных лет;

3) не иметь неснятой или непогашенной судимости за преступления в сфере экономики.

5. Дополнительные требования к главному бухгалтеру или иному должностному лицу, на которое возлагается ведение бухгалтерского учета, могут устанавливаться другими федеральными законами.

6. Физическое лицо, с которым экономический субъект заключает договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, должно соответствовать требованиям, установленным частью 4 настоящей статьи. Юридическое лицо, с которым экономический субъект заключает договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, должно иметь не менее одного работника, отвечающего требованиям, установленным частью 4 настоящей статьи, с которым заключен трудовой договор.

7. Главный бухгалтер кредитной организации и главный бухгалтер некредитной финансовой организации должны отвечать "требованиям", установленным Центральным банком Российской Федерации.

8. В случае возникновения разногласий в отношении ведения бухгалтерского учета между руководителем экономического субъекта и главным бухгалтером или иным должностным лицом, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, либо лицом, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета:

1) данные, содержащиеся в первичном учетном документе, принимаются (не принимаются) главным бухгалтером или иным должностным лицом, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, либо лицом, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, к регистрации и накоплению в регистрах бухгалтерского учета по письменному распоряжению руководителя экономического субъекта, который единолично несет ответственность за созданную в результате этого информацию;

2) объект бухгалтерского учета отражается (не отражается) главным бухгалтером или иным должностным лицом, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, либо лицом, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, в бухгалтерской (финансовой) отчетности на основании письменного распоряжения руководителя экономического субъекта, который единолично несет ответственность за достоверность представления финансового положения экономического субъекта на отчетную дату, финансового результата его деятельности и движения денежных средств за отчетный период.

Сроки хранения документов

Порядок хранения бухгалтерских документов

Общие положения

Порядок хранения документов регламентируется следующими основными документами:

Относительно вопросов хранения бухгалтерской документации нормативные документы устанавливают сроки хранения и его процедуру.

В соответствии со статьей 17 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ.

Пункт 1 статья 17 Федерального закона от 21.11.1996 №129-ФЗ «О бухгалтерском учете» устанавливает, что: «Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет».

При этом НК РФ (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ) предписывает налогоплательщикам «в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы (для организаций — также и произведенные расходы) и уплаченные (удержанные) налоги».

На первый взгляд, может показаться, что процитированные нормы противоречат друг другу. Дело в том, что данные нормативные документы устанавливают предписания, действующие в целях разных отраслей права — налогового и бухгалтерского.

В целях соблюдения норм налогового законодательства документы должны храниться 4 года, в целях соблюдения бухгалтерского — 5 лет. Соответственно, общий срок хранения документов составляет 5 лет (если иное не устанавливается правилами организации государственного архивного дела).

Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — Закон № 125-ФЗ);
Основные правила работы архивов организации — одобрены решением Росархива от 06.02.2002 (далее — Основные правила);
Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения — утвержден Федеральной архивной службой России 06.10.2000 (далее — Перечень);
Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете — утверждено приказом Минфина СССР от 29.07.1983 №105.
Из всех вышеперечисленных нормативных документов бухгалтеру-практику особое внимание следует уделить Перечню, поскольку именно он «предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов, т.е. общих для всех или большинства организаций (в том числе негосударственных)» (п. 1.4. Указаний по применению Перечня). Перечень включает сгруппированные по разделам документы, составляемые при оформлении фактов хозяйственной жизни организаций и Указания по его применению. В числе разделов, выделяемых в Перечне, в частности присутствует раздел 4 «Учет и отчетность», содержащий подразделы 4.1. «Бухгалтерский учет и отчетность» и 4.2. «Статистический учет и отчетность».

Особо следует отметить, что в соответствии со статьей 5 Закона № 125-ФЗ к архивным документам относятся все документы, независимо от вида их носителя. Это означает, что рассматриваемые в данной статье предписания о порядке хранения документов относятся как к документам на бумажных, так и на электронных носителях.

Сроки хранения документов

Сроки хранения каждого вида документов определены Перечнем: 1 год, 5 лет, 75 лет, постоянно, до минования надобности, до замены новым (новыми). Большинство документов должны храниться 5 лет, ряд документов (годовые отчеты, документы о переоценке основных средств, паспорта сделок и др.) — постоянно. Срок хранения лицевых счетов работников — 75 лет.

Отметки «до минования надобности» и «до замены новым (новыми)» означают, что эти документы имеют только практическое значение. По некоторым из этих документов срок хранения определяется самой организацией (но не может быть менее одного года), по другим — не менее 5 лет.

Для большинства документов исчисление срока их хранения производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. По некоторым документам исчисление срока хранения, названного в графе 3 Перечня, осуществляется с определенного момента, указанного в графе «Примечание»: например, по договорам о материальной ответственности — 5 лет после увольнения материально ответственного лица, сообщения (свидетельства) о постановке на учет в налоговых органах — 5 лет после снятия с учета и т.д.

В статье 22 Закона № 125-ФЗ указаны сроки временного хранения отдельных видов архивных документов, включаемых в состав Архивного фонда Российской Федерации, отсутствующих в Перечне (проектной документации по капитальному строительству — 20 лет, технологической и конструкторской документации -20 лет, научной документации — 15 лет, кино- и фотодокументов — 5 лет и др.).

Документы постоянного срока хранения обычно хранятся в организации до ее ликвидации.

Примечания, приведенные в Перечне, комментируют и уточняют сроки хранения отдельных документов.

Например, примечание «При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел — сохраняются до вынесения окончательного решения» конкретизирует сроки хранения учетных регистров, документов об инвентаризации имущества и др.

На базе Перечня крупная организация, имеющая филиалы и составляющая специфические документы, не отраженные в Перечне, составляет, как правило, собственный перечень документов.

В небольших и средних организациях целесообразно использовать типовой Перечень.

Порядок хранения документов

Согласно статьей 13 Закона № 125-ФЗ организации вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности документов.

Статья 15 вышеуказанного Закона № 125-ФЗ отмечает, что организации «обязаны обеспечивать финансовые, материально-технические и иные условия, необходимые для комплектования, хранения, учета и использования архивных документов».

В Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете говорится, что документы текущего отчетного периода «должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером» (п. 6.2. Положения). В установленные самой организацией сроки первичные документы, учетные регистры и бухгалтерская отчетность подлежат передаче в архив организации.

Обработанные первичные документы текущего месяца должны комплектоваться в хронологическом порядке по признаку отношения к определенному учетному регистру и сопровождаться справкой для архива.

В соответствии с пунктом 6.4. Положения «Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка, с относящимися к ним документами, должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены».

Сохранность документов, учетных регистров, бухгалтерской отчетности, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер.

Выдача документов из архива организации

Выдача документов, учетных регистров, бухгалтерской отчетности из бухгалтерии и из архива организации работникам других структурных подразделений, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжению главного бухгалтера.

Статья 26 Закона № 125-ФЗ обязует организации при наличии у них соответствующих архивных документов «бесплатно предоставлять пользователю архивными документами оформленные в установленном порядке архивные справки или копии архивных документов, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством РФ».

Понятие пользователей архивными документами определяется пунктом 19 статьи 3 Закона № 125-ФЗ, в соответствии с которым к ним относятся «государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации».

Уничтожение или передача документов в архивы

Необходимо обратить внимание на то, что некоторые документы (лицевые счета работников, договоры, соглашения и др.) в Перечне, помимо указания срока хранения, помечены аббревиатурой «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия). Эта отметка означает, что «часть таких документов может иметь научно-историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации».

Перечнем выделяются организации, являющиеся источниками комплектования архивов, и не являющиеся. К первым относятся государственные, муниципальные организации, документы которых поступают на хранение в соответствующие архивы в установленном порядке, а также негосударственные организации, с которыми заключены соответствующие договоры. Ко вторым относятся «организации, документы которых не поступают на хранение в государственные, муниципальные архивы».

По истечении сроков хранения в архивах организаций-источников комплектования архивного фонда России документы, отобранные на государственное и муниципальное хранение, передаются в соответствующий архив.

Организации, документы которых приему в государственные и муниципальные архивы не подлежат — «уничтожают дела с истекшими по Перечню сроками хранения без согласования с архивными органами при условии упорядочения документов по личному составу за соответствующий период».

Уничтожение документов оформляется актом, утвержденным руководителем организации.

Уничтожение документов, имеющих по Перечню срок хранения с отметкой «ЭПК», а также не предусмотренные Перечнем, должно согласовываться с архивным органом.

В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель организации назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи (гибели).

При необходимости для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны, государственного пожарного надзора, МЧС и т.п.

Результаты работы комиссии должны быть оформлены актом, который подлежит утверждению руководителем организации.

Статьей 23 Закона № 125-ФЗ устанавливается, что «при реорганизации негосударственных организаций условия и место дальнейшего хранения архивных документов определяются учредителями этих организаций либо органами, уполномоченными на то учредительными документами». Этой же статьей определено, что при ликвидации организации их документы, включенные в состав Архивного фонда РФ, документы по личному составу, а также документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией или конкурсным управляющим на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между вышеуказанными сторонами.

Порядок изъятия документов

В соответствии с пунктом 8 статьи 9 Закона № 129-ФЗ
Выдержка из документа:

«Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и органами внутренних дел на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием осно- вания и даты изъятия».

Ответственность за нарушение законодательства об архивном деле*

Статьей 27 Закона № 125-ФЗ установлено, что «Юридические лица, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в Российской Федерации, несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность, установленную законодательством Российской Федерации».

В некоторых случаях организации могут быть согласно статье 111 НК РФ освобождены от ответственности за пропажу или гибель документов вследствие стихийного бедствия и других чрезвычайных обстоятельств (кража, пожар и т.п.). Однако следует иметь в виду, что вина организации в совершении правонарушения будет определяться в зависимости от вины ее должностных лиц, действия (бездействия) которых стали причиной совершения этого правонарушения.

* Подробнее о сроках хранения документов и последствиях их утраты

сдача документов в архив
Из статьи В.В. Патрова, доктора экономических наук, профессора СПбГУ

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Юрист со стажем 9 лет - Сергей / автор статьи
Семейный Юрист